5 راه برای موثر کردن جلسات کاری

کمتر شرکت یا سازمانی را می توان یافت که در آن جلسات کاری برگزار نشود و کمتر مدیری را می توان یافت که مخالف برگزاری جلسات تجاری متعدد و متنوع باشد.

اما باید توجه داشت که بسیاری از سمینارها آنطور که باید به نتایج مورد انتظار منجر نمی شوند و شاید به دلیل ناکارآمدی و برهم خوردن تمرکز کارکنان و مدیران به پدیده ای نامطلوب و ناخوشایند در بین مردم تبدیل شده است.

متأسفانه در اکثر جلسات کاری شرایط به گونه ای است که آنچه پس از جلسه در ذهن مخاطبان باقی می ماند سوالات بی پاسخ فراوان، ناگفته ها و جزییات پیش پا افتاده ای است که در جلسه مطرح می شود، اما به درد مخاطب نمی خورد. بدون ملاقات

با این حال، در طول همه‌گیری کووید-19، جلسات تجاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها به میزان قابل توجهی کاهش یافت و کار از راه دور مدیران و کارکنان منجر به خاتمه بسیاری از جلسات کلاسیکی شد که معمولاً بدون هدف خاصی برگزار می‌شدند. چرا؟ این افرادی که از خانه کار می‌کردند، می‌توانستند از استقلال و استقلال نسبی خوب استفاده کنند تا بتوانند تمام کارهای خود را بدون نیاز به شرکت در جلسات کاری انجام دهند و حتی بهتر از قبل تصمیم‌گیری و اقدامات انجام دهند.

در واقع، همه گیری کووید-19 بسیاری از کارمندان و حتی مدیران را از قید برگزاری جلسات کاری بیهوده و تکراری رها کرد، بنابراین به جای حضور مجازی در جلسات کاری بی نتیجه، در قالب گفتگو و تعامل بین دو یا چند نفر، موافقت کردند. سایر یا بسیاری از تصمیمات اتخاذ شده و اعلام شده در گذشته در جلسات کاری از طریق ارسال ایمیل یا پیام های صوتی و تصویری بین افراد در میان گذاشته می شود.

  شرکت های خودروسازی گروه بهمن در صدر رده بندی فروش خدمات قرار گرفتند

اما با توجه به کاهش اپیدمی کووید 19 و امکان بازگشت کارکنان به سر کار و نیاز به جلسات حضوری، لازم است تغییراتی در شکل و نحوه برگزاری سمینارها ایجاد شود که در نهایت این امر افزایش کارایی و اثربخشی این جلسات. در اینجا پنج نکته کلیدی وجود دارد که به شما کمک می کند از جلسات کاری خسته کننده و ناکارآمد جلوگیری کنید:

فاصله زمانی جلسات را متناسب با سرعت تغییر و توسعه در سازمان تعیین کنید

در دنیای تغییر امروزی، مدیران و کارمندان باید در فواصل زمانی معین کنار هم بنشینند و در مورد چگونگی واکنش به تغییرات بحث کنند.

با این حال، جلسات کاری نباید در فواصل زمانی از پیش تعیین شده مانند یک بار در هفته یا یک بار در ماه برگزار شود، بلکه بهتر است در زمان هایی که میزان تغییر بیشتر است و همچنین در دوره های زمانی که میزان تغییرات بیشتر است، فاصله جلسات را کاهش دهید. رکود و عدم فعالیت در بازارها و رقبا تنها در مواقع لزوم جلسات کاری برگزار می کردند و در صورت امکان از ابزارهایی مانند ارسال ایمیل یا پیام در شبکه های اجتماعی به جای برگزاری دوره ای جلسات کاری استفاده می کردند.

یک بروشور در مورد مسائل برای بحث در جلسه تهیه کنید و قبل از جلسه در اختیار مهمانان قرار دهید.

امروزه به کمک ابزارهای دیجیتال می توان کاتالوگی تهیه و برای مهمانان جلسه ارسال کرد که حاوی موضوعات مورد بحث و حل و فصل با توجه به اولویت و اهمیت آنها و با توجه به بازخوردهای قبل از جلسه برای هر یک از موضوعات گردآوری شده در کمترین زمان ممکن و با بیشترین بازدهی برگزار شد.

  قیمت بیت کوین، امروز 02/01/1401

زیرا در این صورت افراد می توانند بسیاری از ابهامات و سوالاتی را که در ذهن دارند قبل از تشکیل جلسه مطرح کنند و پاسخ های مورد نظر خود را دریافت کنند و حتی می توانند تمامی سوالاتی را که باید در جلسه مطرح می شد را مطرح کنند. در آنجا نیز لغو شد.این جلسه اصلا نباید برگزار شود.

ارزیابی اثربخشی و بهره وری جلسات بر اساس میزان بلوغ تصمیمات و موضوعات مطرح شده در آنها.

برگزاری مکرر جلساتی که اثر و فایده چندانی ندارد اشتباه است و باید در اسرع وقت قطع شود و یکی از بهترین راه‌ها برای سنجش اثربخشی جلسات کاری تصمیم‌گیری است. ایده های ارائه شده را سبک و سنگین کنید تا کدام جلسه یا بخشی از جلسات قبل مفیدتر و موثرتر باشد و پس از شناسایی این موارد، جلسات بعدی با تاکید بیشتر بر این بخش های انتخابی و با تغییر ساختار کلی برگزار شود. از جلسات کاری او گامی در جهت برگزاری جلسات کاری کوتاهتر و کارآمدتر برداشت.

از از دست دادن و پرداختن به موضوعات مختلف خودداری کنید

بسیاری از سمینارهای برنامه ریزی شده گمراه کننده هستند و کارایی خود را از دست می دهند فقط به این دلیل که شرکت کنندگان از دستور کار خارج می شوند و با مسائل حاشیه ای و پیش پا افتاده برخورد می کنند. پس اگر می خواهید سمینارهای موفق و موثرتری داشته باشید باید هم از حاشیه سازی و مشکلات مختلف دوری کنید و هم با کسانی که این کار را انجام می دهند قاطعانه برخورد کنید.

  برای درمان زانو درد برای همیشه این غذاها را بخورید

دعوت از مهمانان بر اساس موضوع اصلی جلسه، نه موقعیت آنها در سازمان

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که می‌توان در زمان‌بندی جلسات کاری مرتکب شد این است که اکثر افرادی که به جلسه دعوت می‌شوند به دلیل موضوع یا موضوعاتی که در جلسه مورد بحث قرار می‌گیرد، حضور ندارند و فقط به دلیل موقعیتی که در سازمان دارند. . دعوت می شوند و حضور آنها در جلسه نه تنها مؤثر و مفید نیست، بلکه باعث انحراف جلسه از اهداف تعیین شده و اتلاف وقت همه حاضران می شود. به همین دلیل باید در انتخاب مهمانان جلسات کاری بسیار هدفمند بود و تنها کسانی را انتخاب کرد که در جلسه حضور داشته باشند که حضور آنها به بهبود کیفیت تصمیماتی که در جلسه گرفته می شود کمک کند.

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی
منبع: MIT Sloan School of Management

دیدگاهتان را بنویسید